Comment télétravailler sans perte de productivité ?

Une révolution en cours

En ces temps de pandémie, de quarantaine et de distanciation sociale, une nouvelle révolution est en place. Les entreprises sont forcées de s’adapter à cette situation avec des mesures que certaines ont longtemps rechigné à mettre en place : le télétravail. Cette méthode/outil donne aux employés une liberté et une flexibilité immense mais elle n’est pas sans défaut.

L’inéluctable perte de productivité

Depuis plus de 5 ans maintenant, j’ai travaillé à distance pour Beyowi, dans plusieurs coins du monde, dans des hôtels, auberges de jeunesse, cafés, espaces de co-working et à mon domicile. Ces expériences m’ont formé sur les avantages et les inconvénients de cette méthode. Le défi que j’ai rencontré partout dans le monde, autant bien pour moi que pour chaque travailleur indépendant et employé en télétravail, est principalement la perte de productivité. 

Les facteurs responsables sont nombreux :

• perte de motivation
• pas d’environnement de travail dédié
• pas d’ambiance de travail
• pas de suivi par les supérieurs
• accès à d’autres activités (TV, Netflix, livres, jeux vidéos etc.)
• distractions (enfants, conjoint, animaux…)
• les tâches annexes qu’on a enfin le temps de faire (courses, rdv chez le dentiste, poster les colis…)

Cela devient un vrai challenge de lutter contre ces facteurs perturbateurs.

La puissance de la routine

Il est facile de se laisser aller lorsque l’on n’a plus besoin de sortir de chez soi. Chaque jour de semaine semble être un week-end et donc notre comportement change. Une des techniques les plus simple est tout simplement de garder la même routine matinale que lorsque vous deviez aller travailler. Cela inclut :

• Gardez votre réveil à la même heure (essayez de vous lever à la première sonnerie, ne pas l’éteindre pour ne pas commencer la journée sur une mauvaise note).
• Prenez votre petit déjeuner, faites votre lavage de dents, la douche, la promenade du chien etc. comme d’habitude.
• Habillez-vous comme si vous deviez sortir, pas la peine de mettre un costume.
• Installez-vous dans un endroit tranquille de votre maison qui n’est pas un associé à une activité ludique, sur une table et chaise de préférence (le canapé est trop relaxant).
• Faites un planning de vos tâches de la semaine puis de la journée. Cela vous permettra d’avoir des objectifs et vous repérer dans votre travail.
• Mettez en silence vos notifications ne concernant pas le travail, filtrez vos appels non urgents.

Les techniques avancées

Il existe un grand nombre de livres axés sur l’optimisation de la productivité. Chacun recèle d’innombrables secrets applicables pour une grande partie de la population et qui peuvent vous aider à accroître votre productivité en télétravail mais également dans votre enterprise, que vous soyez employé/consultant/directeur !

Parmi ces livres, je recommande fortement ces 2 ouvrages :

• “La 25e heure” de Guillaume Declair, Bao Dinh et Jérôme Dumont
• “The 5AM Club” de Robin Sharma

Voici quelques techniques de productivité tirée de ces ouvrages et simples à appliquer.

La formule 20/20/20

La manière dont vous commencez votre journée détermine fortement votre productivité du jour. Vous économisez déjà du temps de déplacement en restant chez vous, pourquoi ne pas mettre ce temps à contribution pour améliorer votre journée ? Cette formule se base sur 3 activités simples de 20 minutes (ou variable selon votre planning) : exercice physique, réflexion et apprentissage.

• Exercice

Commencer le matin en faisant de l’exercice vous permet de vous réveiller complètement, sécrète de la BDNF, une molécule qui a le pouvoir d’améliorer la mémoire et régénérer le cerveau. De plus, le sport génère de la dopamine (neurotransmetteur de la motivation) et de la sérotonine (hormone du bonheur).

• Réflexion

Prenez cette fenêtre de 20 minutes pour réfléchir à vos objectifs et vos ambitions à court et long terme. Vous pouvez les écrire dans un journal si cela vous aide. Vous pouvez également prendre ce temps pour méditer.

• Apprentissage

Il est important de continuer à s’enrichir l’esprit et progresser dans votre domaine pour ne pas laisser stagner vos compétences. Lisez un livre, des sites web spécialisés, écoutez un audiobook, faites des tutoriels de code, etc. Nous avons collectivement accès à une base de savoir gigantesque par internet, profitez en pour être meilleur chaque jour !

La règle de 90/90/1

Cette habitude stipule que pour les 90 prochains jours vous dédiez les 90 premières minutes de votre journée de travail à votre plus importante opportunité/tâche, celle qui vous permettra de réussir votre travail/carrière si vous l’accomplissez. Cette règle part sur les postulats que les 90 premières minutes de la journée sont les plus productives et qu’une habitude est créée en moyenne en 66 jours. La tâche dépendra de votre travail, cela peut être de travailler sur cet article qui boostera votre carrière, d’avancer sur le projet de votre plus gros client, de coder cette application qui rendra votre studio célèbre etc. Cela veut donc dire qu’il ne faut pas commencer la journée en lisant vos mails ou aller sur internet, cela serait gâcher votre potentiel de productivité.

Le cycle travail/repos

Les recherches ont confirmé que les meilleurs athlètes ne sont pas seulement distingués par leurs efforts mais aussi par leurs repos. Prenons l’exemple des muscles : les fibres musculaires se déchirent pendant l’effort et se reforment au repos, plus fortes qu’avant. La productivité est similaire : elle se détériore plus l’on travaille et se régénère pendant le repos. Pour pallier cela, il est impératif d’alterner des séances de travail avec des moments de repos. Pour le repos, cela dépend de ce qui vous détend, il est important que cela ne soit pas en rapport avec le travail (sortez prendre l’air, prenez un café, allez sur vos réseaux sociaux). Les durées varient en fonctions des méthodes : la règle 60/10 donc 60 minutes de travail et 10 minutes de repos, la méthode Pomodoro (celle que j’applique) consiste en 25 minutes de travail, 5 minutes de repos et 20 minutes de pause après 4 cycles. Il existe des outils pour traquer votre temps comme par exemple “Be focused”. A vous de trouver votre rythme.

Toutes les méthodes ne sont pas à prendre au pied de la lettre, il faut tester et les adapter à votre rythme de vie, votre travail et à vos capacités.

Sommeil

Pour finir, il est important de respecter vos horaires habituels de couché, ce n’est pas encore le week-end ! Couchez-vous pour avoir suffisamment d’heures de sommeil (en moyenne une personne nécessite 7 à 9 heures de sommeil). Pour améliorer votre qualité de sommeil, essayez également de bannir les écrans/téléphones avant de vous coucher, la lumière bleu perturbe votre rythme circadien.

Bon courage à tous, prenez soin de votre santé et bon télétravail !